Een contentmigratie is zowel voor de klant (webbouwer – communicatie team – projectleider) als de uitvoerder een grote uitdaging. Er is vaak nog veel onduidelijk over hoe het nieuwe CMS exact gaat werken en hoe de originele functies nog te gebruiken zijn. De webbouwer is bijvoorbeeld vaak nog aan het ontwikkelen en een deel van de migratie is al bezig voor het volledig CMS ‘af’ is.

Onze contentspecialist Vincent heeft jarenlange ervaring met contentmigraties In dit blog legt hij uit hoe je een samenwerking soepel laat verlopen en vervelende verrassingen kunt voorkomen

migratie

Samenwerken:

‘Het is fijn om bij de klant een vast aanspreekpunt te hebben. Met hem / haar overleg je de planning en aanlevering van het materiaal. Wanneer er technisch iets niet kan of niet goed gaat stem je dat ook met diegene af. Door goed te sparren kun je in veel gevallen efficiënter werken.

Communicatie:

“Vooraf spreken we graag duidelijk af welke pagina’s er gemigreerd moeten worden. Een statistiekenonderzoek kan helpen om keuzes te maken welke pagina’s ervoor in aanmerking komen. Zo’n onderzoek kunnen wij aanleveren. Door de te verwerken pagina’s duidelijk in een Excelsheet te zetten hebben zowel de klant als wij een overzicht op wat er moet gebeuren.”

Deadlines:

“Spreek duidelijke deadlines af. Niet alleen als het gaat om het aanleveren van de pagina’s maar ook voor de afronding en eventuele feedback. Op die manier blijft de planning helder en weet iedereen wanneer er wat van ze verwacht wordt.”

Terugkoppeling:

“Het is prettig om periodiek even een contactmoment in te plannen met de klant om een status update te hebben over de migratie. Hoeveel pagina’s zijn er al verwerkt bijvoorbeeld? Lig je nog op schema voor de verwachte einddatum? Op die manier zie je eventuele knelpunten in het proces al sneller. Een knelpunt hoeft niet negatief te zijn. Het kan bijvoorbeeld ook zijn dat het tempo van verwerken hoger ligt dan eerder verwacht. Als klant denk je dan dat er nog veel werk ligt maar dit kan vlot weggewerkt zijn.’

Meerwaarde:

“Ik merk dat als ik dag in dag uit met het CMS bezig ben, patronen ga herkennen. Daardoor kom ik bugs eerder op het spoor. Een migratie is handwerk en daardoor ontdek je al doende eventuele zaken die niet handig in elkaar zitten. Daarnaast kun je al redelijk vlot met een klant een standaard layout bedenken per pagina. Dat kan uitzoekwerk schelen als je specifieke type pagina’s hebt. Dit is dan op basis van de dan beschikbare template en daarbij behorende functionaliteit. Als de webbouwer nog niet volledig klaar is kan er soms een tussenoplossing ontstaan.’

Uitdaging:

‘Doordat in het begin alleen de aantallen pagina’s / url beschikbaar zijn voeren wij een steekproef uit. Op basis daarvan proberen wij in te schatten hoeveel tijd bepaalde pagina’s gaan kosten. Met die inschatting stem je met de klant levertermijnen af.

Leuk aan migraties:

‘Het vele directe contact met de klant. Je hebt daardoor vaak meteen een beeld of je op de goede weg bent. Een klant kan dan aangeven of zij wel of niet tevreden zijn met de pagina zoals jij die op hebt kunnen bouwen. Met dat sparren kun je soms ook tot een goed alternatief komen voor een bug in het systeem of een functionaliteit die nu ontbreekt. Het is altijd wikken en wegen tussen technische opties in een CMS / template en wat je in de pagina’s wil hebben. Daarin een goede middenweg vinden samen met de klant is belangrijk.’

‘Communicatie is de basis van een goede contentmigratie. Vanuit ons autisme vinden wij die duidelijke communicatie extra belangrijk. Goede afspraken maken de kwaliteit van het werk nog beter. Dat is voor iedereen fijn; duidelijk overleg zorgt er voor dat er aan beide kanten een goed verwachtingspatroon is. Stel de doelen dusdanig dat beide partijen weten waar ze aan toe zijn en deadlines realistisch zijn. Verrassingen zijn altijd mogelijk bij een migratie, maar wij doen ons stinkende best om positief te verrassen!’